Programmbereich 1A

Während laufender Ausschreibungen könnt ihr über unser Online-Formular eine Förderung für eure Projekte beantragen. Sollte das aus technischen Gründen nicht möglich sein, könnt ihr auch das analoge Formular ausfüllen. Dieses findet ihr in unserem Downloadbereich unter “Zur Antragstellung”. Wir bitten euch, bei Möglichkeit immer das Online-Formular auszufüllen.

Eingeladen zur Antragstellung sind grundsätzlich alle, die jungen Menschen ermöglichen wollen, ihre Stimmen zu erheben, ihre Umwelt zu gestalten und wirkungsvoll junge Menschen zu beteiligen.

Dabei müssen wir auf Formalien achten, z.B. die Gemeinnützigkeit von Einrichtungen.

Antragsberechtigt sind:

• freie Initiativen von jungen Menschen, die (noch) keinen Verein o.ä. gegründet
• gemeinnützige Vereine (häufig z.B. Träger von Jugendfreizeiteinrichtungen)
• gemeinnützige GmbH
• gemeinnützige UG
• Religions- und Weltanschauungsgemeinschaften („Körperschaften öffentlichen Rechts“)

Insbesondere bei freien Gruppen ist es hilfreich mit uns schon im Prozess der Antragstellung in Kontakt zu treten. Sofern ihr als freie Initiative den Antrag selbst stellen wollt, ist es nötig, dass mindestens eine Person volljährig und damit geschäftsfähig ist. Ihr solltet euch außerdem genau damit auseinandersetzen, was es für euch bedeuten würde, im Falle einer Förderung die Verantwortung für mehrere Tausend Euro (Auswirkungen auf Bafög, Arbeitslosengeld o.ä.) zu übernehmen.

Oft ist es sinnvoll, dass nicht eine Privatperson, sondern doch eine Einrichtung, mit der ihr ohnehin im Rahmen eines Projektes zusammenarbeiten wollt, formell Antragssteller:in bei uns wird: da gibt es vom Förderverein der Schule über den Träger des Jugendclubs, in dem ihr euch trefft, bis hin zu Kooperationspartner:innen eures Projektes mit entsprechender bereits existierender Infrastruktur eine Reihe von Möglichkeiten, die wir gerne in einem Beratungsgespräch mit euch versuchen können zu beleuchten.

Antragsberechtigt sind nicht:

• Schulen oder andere Einrichtungen in öffentlicher Trägerschaft
• Wirtschaftsunternehmen ohne Gemeinnützigkeitsstatus, auch GbR

Zu allen Fragen rund um die Antragstellen berät euch das Projektbüro gerne! Schreibt an go@stark-gemacht.de und vereinbart ggf. einen Telefontermin.

Wer bei uns Fördermittel im Programmbereich 1A stellt, muss unbedingt alle Belege aufbewahren. Nach dem Abschluss eures Projektes müsst ihr dann die Fördermittel abrechnen, das heißt Ihr erstellt einen Verwendungsnachweis, mit dem ihr alle eure ausgegebenen Mittel darlegt (s. unten “Verwendungsnachweis”).

Nun gibt es im Rahmen eines Projektes große, relativ leicht vorhersehbare Ausgaben, etwa Personalstellen oder Kosten für größere Events. Es gibt aber immer auch eine ganze Reihe kleinerer Ausgaben, die schlecht vorhersehbar und vor allem schlecht einzeln abzurechnen sind. Dafür gibt es die Verwaltungskostenpauschale:

Briefmarken, anteilige Telefonrechnungen, die ihr euch im Vereinsbüro teilt, vom Briefumschlag über einzelne Kugelschreiber und Post-It-Blöcke bis zum Kopierpapier oder Copy-Shop-Besuch: Wenn ihr eine Verwaltungskostenpauschale beantragt habt, sollte diese Pauschale möglichst alle diese Kleinstkosten abdecken.

Im Antrag könnt ihr angeben, dass ihr die Pauschale nutzen wollt, und in welcher Höhe ihr die Pauschale nutzen wollt. Ab der 1. Ausschreibung 2023 kann die Pauschale maximal 6% der Personal- und Sachkosten betragen. Bei einer Gesamtförderhöhe von 20.000 Euro entspricht das maximal 1.132,00 €.

Müsst ihr die Pauschale beantragen? Nein! Ihr könnt auch Verwaltungsausgaben bei uns mit Belegen abrechen – das macht allerdings u.U. euch und uns einiges an Arbeit.

Achtung: Euer Projekt hat höhere Gesamtkosten als 20.000 Euro oder ihr kombiniert im Finanzplan andere Förder- und/oder Eigenmittel mit Fördermitteln des Jugend-Demokratiefonds Berlin? Dann können wir trotzdem maximal 6% der bei uns beantragten Mittel anerkennen.

Eine weitere wichtige Information für die Abrechnung: Ihr habt weniger Fördergelder ausgegeben als erwartet? Dann bedenkt, dass sich auch die Verwaltungskostenpauschale entsprechend absenkt.

Für euch ist am wichtigsten zu wissen, dass eine Förderung nicht bedeutet, dass wir euch zu Projektbeginn mit einer großen Menge Geld ausstatten, die ihr dann nach und nach ausgeben könnt. Im Gegenteil, ihr solltet eure Ausgaben gut planen und reichlich zeitlichen Vorlauf einplanen. Wann sind welche Honorar zu bezahlen, welche Anschaffungen stehen wann an?

Wenn sich die Fachjury und die Steuerungsgruppe für eine Förderung eures Projektes entscheiden, erhaltet ihr von uns ein wichtiges Dokument: den “Zuwendungsbescheid”. Darin stehen alle Informationen, die eure Förderung betreffen. In diesem Dokument steht auf Seite 3 welche Dokumente ihr bei uns einreichen müsst, damit ihr an die Fördermittel kommt. Bitte lest genau und meldet euch, falls ihr Rückfragen habt.

Sofern ihr alle benötigten Dokumente zusammen oder bereits eingereicht habt, könnt ihr für drei Monate im Voraus bei uns Fördermittel anfordern. Das Formular Mittelanforderung müsst ihr ausdrucken, von Hand unterschreiben und bei uns einreichen. Wir prüfen eure Angaben und melden uns bei Rückfragen. Wenn wir uns nicht bei euch melden, solltet ihr spätestens zwei Wochen später das Geld auf dem Konto haben.

Solltet ihr binnen zwei Wochen nichts von uns hören und keinen Zahlungseingang auf der angegebenen Kontoverbindung haben, solltet ihr noch einmal bei go@stark-gemacht.de nachfragen.

Bitte achtet auch darauf, dass ihr die Fördermittelabrufe langfristig plant, da das Projektbüro in Urlaubszeiten auch mal unbesetzt bleiben kann.

Wir müssen zu allen Fördervorgängen gewisse Dinge auf Papier von euch abverlangen. Immerhin arbeiten wir und ihr bei der Umsetzung der Projekte ja mit öffentlichen Geldern.

Die Formulare, die wir von euch auf Seite 3 eures Zuwendungsbescheides abfordern, sind grundsätzlich bei uns im Original per Post an die Ostseestr. 109 in 10409 Berlin einzureichen. Alle anderen Dokumente reichen in der Regel als PDF per E-Mail.

Auch der Verwendungsnachweis ist in jedem Fall (!) als händisch unterschriebenes Original einzureichen. (s. Abschnitt “Verwendungsnachweis”)

Die Antragstellung ist hingegen im Regelfall als Online-Antrag oder ausgefülltes Formular per E-Mail möglich.

Ihr erhaltet auch von uns offizielle Schriftstücke als händisch unterschriebene Original-Schriftstücke per Post (etwa den Zuwendungsbescheid oder den Prüfbescheid nach erfolgter Verwendungsnachweisprüfung), die ihr unbedingt mind. 5 Jahre nach Beendigung eures geförderten Projektes aufbewahren solltet.

Der Verwendungsnachweis dient dazu, dass das Projektbüro und auch ein:e Prüfer:in von Behörden noch Jahre später gut nachvollziehen kann, ob die Fördermittel sinnvoll ausgegeben wurden.

Es macht in jedem Fall Sinn sich bereits zu Beginn des Projektes gedanklich mit dem Verwendungsnachweis zu beschäftigen, damit ihr …

• die Teilnehmendenliste findet, die bitte sowohl bei Präsenz- als auch bei Online-Veranstaltungen zu führen ist, und die wir euch bereitstellen;
• wisst, welche Dokumente ihr wann von wem einholen müsst (s. unten, Stichwort “Belegvorlage”);
• die Leitfragen des Sachberichtes im Hinterkopf habt, die euch bei der Projektdurchführung inspirieren;
• bereits während der Projektlaufzeit Notizen laufend aktualisieren könnt – auf diese Weise ist die Erstellung des Verwendungsnachweises nach Abschluss des Projektes nicht mehr so ein großer Brocken;

Der Verwendungsnachweis besteht aus einem inhaltlichen Teil (= sog. “Sachbericht”) und einem zahlenmäßigen Nachweis (= sog. “Abrechnung”). Damit ihr diese Angaben strukturiert machen könnt, nutzt ihr dazu unbedingt die von uns bereit gestellten Dateien im Download-Bereich unter “Zur Abrechnung des Projektes”. Die Dateien “Sachbericht & Abrechnung” sowie “Anlagen 1-3” müssen beide vollständig ausgedruckt und fristgerecht postalisch eingereicht werden – auch wenn ihr in eurem Sachbericht auf Seite 3 den Hinweis “Abrechnung ohne Belegvorlage” findet.

Die Belegvorlage

Unabhängig davon, ob ihr eine Abrechnung mit oder ohne Belegvorlage machen müsst, seid ihr dazu verpflichtet, sämtliche Belege zu diesem Projekt zu sammeln, zu ordnen und mindestens 5 Jahre nach Abschluss eures Förderprojektes aufzubewahren.

Steht bei euch auf S. 3 des Zuwendungsbescheides, dass ihr ein Projekt ohne Belegvorlage abrechnen sollt? Dann erstellt ihr bitte eine Belegliste, auf der sämtliche Geldflüsse aufgelistet sind, geordnet nach den Finanzposten aus dem Kosten- und Finanzierungsplan, denen ihr die Ausgaben zuordnet. Bei sehr vielen Zeilen (> eine A4-Seite) helfen Zwischenüberschriften.

Honorarverträgen ordnet ihr bitte Rechnungen, Stundennachweise und Zahlungsnachweise (Kontoauszug oder Barquittung) zu. Diese Sammlung heftet ihr zusammen und nummeriert sie mit der laufenden Nummer, die ihr für die Zahlung in der Belegliste vorgesehen habt. So handhabt ihr es bitte, für jeden Posten. Thermobelege kopiert ihr bitte und tackert sie an die Kopie. Alle diese Belege sortiert ihr bitte nach der Reihenfolge in der Belegliste und heftet sie gut ab. Diese Sammlung von Belegen verbleibt zusammen mit eurem Zuwendungsbescheid bei euch. Macht euch eine Kopie eures Verwendungsnachweises, denn dieser verbleibt im Original bei uns.

Sofern ihr eine Abrechnung mit Belegvorlage einreichen müsst, geht ihr sämtliche obige Arbeitsschritte durch – mit dem einzigen Unterschied, dass ihr die Beleg-Sammlung (ja, mit allen Originalen!) zusammen mit eurem Sachbericht und den Anlagen per Post an uns schickt. Im Einzelfall könnt ihr die Materialien auch bei uns im Projektbüro in der Ostseestraße 109 in 10409 Berlin abgeben. Die Originalbelege erhaltet ihr nach Abschluss der Prüfung zurück.

Bitte kontaktiert uns, wenn ihr Originale auch bei anderen Geldgeber:innen vorlegen müsst – dann verständigen wir uns jeweils im Einzelfall, wie die Geldgeber:innen die Prüfung durchführen.

Ganz wichtig: Es gibt für alles ein erstes Mal und keine dummen Fragen. Telefonate, Fragen per E-Mail und auch Anfragen für persönliche Beratungsgespräche sind bei uns jederzeit willkommen, damit ihr den Verwendungsnachweis erfolgreich und möglichst zeitsparend erstellen könnt. Meldet euch zur Terminvereinbarung unter go@stark-gemacht.de.