Leitfaden: Umgang mit Fördermitteln

Das Projekt muss in der Regel innerhalb eines Haushaltsjahres durchgeführt und abgeschlossen werden.

In Ausnahmefällen können Projekte jahresübergreifend umgesetzt werden. In diesen Fällen ist es notwendig, den Finanzplan auf zwei Haushaltsjahre aufzuteilen. Ebenso müssen im Falle einer Förderung zwei nach Haushaltsjahren getrennte Abrechnungen eingereicht werden. Gelder, die für ein Haushaltsjahr bewilligt wurden, können nicht in einem anderen Haushaltsjahr ausgegeben werden; die Aufteilung der Fördergelder auf die Haushaltsjahre ist verbindlich.

Der Projektzeitraum meint jenen Zeitraum, in dem alle projektbezogenen Ausgaben getätigt werden. Ausgaben, die außerhalb des Projektzeitraums getätigt werden, können bei der Abrechnung eures Projekts nicht berücksichtigt werden. Euer Projekt muss innerhalb von maximal 12 Monaten durchgeführt und abgeschlossen werden.

Der Projektstart darf nicht vor der Bewilligung liegen. In jeder Ausschreibung ist der frühestmögliche Projektstart angegeben.

Bitte beachtet, dass der Begriff “Projektzeitraum” verwaltungstechnisch nicht einheitlich definiert ist und bei anderen Zuwendungsstellen andere Komponenten umfassen kann.

Träger, die in den Förderbereichen “Berliner Jugendbudget” und “Bezirkliche Aktionsfonds” gefördert werden, erhalten eine Fehlbedarfsfinanzierung.

Während der Projektumsetzung ist darauf zu achten, dass angegebene Eigenmittel und Drittmittel zuerst ausgegeben werden. Erst im Anschluss dürfen die Fördermittel des Jugend-Demokratiefonds für die Finanzierung des Projekts genutzt werden.

• Festanstellungen: bei der Antragstellung muss eine Eingruppierung der Position angegeben werden; bei Förderung muss der Verteilerschlüssel der Stundenverteilung vorgelegt werden
• Externe Honorarkräfte: Hierfür gelten die Ausführungsvorschriften für Honorare im Geschäftsbereich der Kinder- und Jugendhilfe (Honorarvorschriften Kinder- und Jugendhilfe – AV Hon-KJH); bei der Antragstellung müssen Stundensätze nach der Bandbreitenregelung für Honorare angeben werden.

• Öffentlichkeitsarbeit
• Dokumentation
• Transport- und Fahrtkosten
• Leihgebühren (technisches Equipment), projektbezogene Anschaffungen, Materialkosten für Workshops
• Mieten, Gebühren und Beiträge (u.a. KSK, GEMA, …) etc.
• Werkleistungen, z. B. Veranstaltungen, Gagen, grafische Arbeiten etc.
• Transport- und Reisekosten
• Aufwandsentschädigungen

Verwaltungskosten können entweder über Einzelbelege oder als Pauschale abgerechnet werden. Die Verwaltungskostenpauschale errechnet sich zu 6% aus der Summer von Personal- und Sachkosten, die über den Jugend-Demokratiefonds finanziert werden sollen. Die Pauschale kann nicht auf Ausgaben gerechnet werden, die durch Eigen- oder Drittmittel gedeckt werden. Die Pauschale ist Teil der Projektfinanzierung, die maximale Antragssumme darf nicht überschritten werden.

• Rechnungen, deren Ausstellungsdatum außerhalb des Projektzeitraums liegt
• Rechnungen, die keinem Kostenpunkt im Finanzplan zugeordnet werden können
• Bezuschussungen von Eintrittsgeldern; ausgenommen sind Besuche von Veranstaltungen, die elementarer und notwendiger Bestandteil der Projektdurchführung sind. Die Notwendigkeit der Bezuschussung muss bei der Antragstellung begründet werden.
• Verpflegung für Einzelpersonen, Catering, Restaurantbesuche, Barbesuche, Arbeitsessen
• Vertragsstrafen, Kosten für Unfallschäden, Mahngebühren, Mitgliedsbeiträge, Verzugszinsen
• Blumen, Geschenke, Gutscheine
• Flaschenpfand / Pfandartikel wie von Recup, Sodastream, etc.
  Bei Rechnungen von Einkäufen müssen Pfandgebühren raus gerechnet und auf dem Beleg vermerkt werden)
• Alkohol, Tabak, Glücksspiel
• Tankquittungen und Benzinkosten;
  nutzt bei anstehenden Transporten bitte pauschale und All-in-One-Angebote;
  die Abrechnung von Reisekosten mit dem eigenen Auto erfolgt nach den Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes
• Positionen wie “Unvorhergesehenes”, “Reserve”, “Puffer”, etc.

In das Projekt müssen nicht-monetäre Leistungen (z.B. Ehrenamt, Sachleistungen) als Eigenleistungen eingebracht werden. Da diese keine separat anfallenden Kosten verursachen, dürfen Eingenleistungen nicht im Finanzplan gelistet werden, sondern werden in einem separaten Feld am Ende des Antragsformulars angegeben.

Sofern Eigenmittel eingebracht werden, müssen diese vor Erhalt der ersten Zuwendungsrate ausgegeben werden.

Soll das Projekt mithilfe verschiedener Fördermittelgeber:innen finanziert werden, so ist bei allem Fördermittelgeber:innen ein identischer Finanzplan vorzulesen. Alle Ausgaben müssen transparent gemacht werden. Bitte informiert euch über die jeweiligen Finanzierungsarten und klärt bestenfalls im Vorhinein, welche:r Fördermittelgeber:in die Abrechnung und den Verwendungsnachweis prüfen soll.

Der Jugend-Demokratiefonds fördert Projekte in Form einer Fehlbedarfsfinanzierung. Die Mittel der weiteren Geldgeber:innen sind vor Erhalt der ersten Zuwendungsrate auszugeben.

Personalkosten: 

Ihr plant eine Workshopreihe, eine Jugend-Fachtagung oder ein Kiezfest? Dafür könnt ihr euch Unterstützung von externen Honorarkräften holen. Es gelten die Ausführungsvorschriften für Honorare im Geschäftsbereich der Kinder- und Jugendhilfe (Honorarvorschriften Kinder- und Jugendhilfe – AV Hon-KJH); bei der Antragstellung müssen Stundensätze nach der Bandbreitenregelung für Honorare angeben werden.

Sachkosten: 

• Öffentlichkeitsarbeit
• Dokumentation
• Transport- und Fahrtkosten
• Leihgebühren (technisches Equipment), projektbezogene Anschaffungen, Materialkosten für Workshops
• Mieten, Gebühren und Beiträge (u.a. KSK, GEMA, …) etc.
• Werkleistungen, z. B. Veranstaltungen, Gagen, grafische Arbeiten etc.
• Transport- und Reisekosten
• Aufwandsentschädigungen

• Rechnungen, deren Ausstellungsdatum außerhalb des Projektzeitraums liegt
• Rechnungen, die keinem Kostenpunkt im Finanzplan zugeordnet werden können
• Bezuschussungen von Eintrittsgeldern; ausgenommen sind Besuche von Veranstaltungen, die elementarer und notwendiger Bestandteil der Projektdurchführung sind
• Verpflegung für Einzelpersonen, Catering, Restaurantbesuche, Barbesuche, Arbeitsessen
• Vertragsstrafen, Kosten für Unfallschäden, Mahngebühren, Mitgliedsbeiträge, Verzugszinsen
• Blumen, Geschenke, Gutscheine
• Flaschenpfand / Pfandartikel wie von Recup, Sodastream, etc.
  Bei Rechnungen von Einkäufen müssen Pfandgebühren herausgerechnet und auf dem Beleg vermerkt werden
• Alkohol, Tabak, Glücksspiel
• Tankquittungen und Benzinkosten;
  nutzt bei anstehenden Transporten bitte pauschale und All-in-One-Angebote;
  die Abrechnung von Reisekosten mit dem eigenen Auto erfolgt nach den Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes
• Positionen wie “Unvorhergesehenes”, “Reserve”, “Puffer”, etc.

Die Berliner Jugendjury möchte vor allem das ehrenamtliche Engagement junger Berliner:innen unterstützen. Die Projekte leben von Engagement und der Nutzung bereits vorhandener Ressourcen. Kooperiert dafür mit für euch passenden Vereinen und Organisationen, die euch bei der Umsetzung eurer Projekte unterstützen können.

Projektgruppen, die an der Berliner Jugendjury teilnehmen dürfen ihre Projekte nur aus den Mitteln der Berliner Jugendjury umsetzten. Weder Eigenmittel noch Drittmittel dürfen genutzt werden, um das Projekt zu finanzieren. Das Projekt muss vollständig aus den Mitteln der Berliner Jugendjury finanziert werden.

Ist eure Bewilligungssumme höher als 5.000 €, muss diese in Raten abgerufen werden. Wir können euch nicht die volle Bewilligungssumme auf einmal überweisen.

Ihr könnt Fördermittel immer drei Monate im Voraus abrufen, d.h. nachdem das Geld auf eurem Konto eingegangen ist, muss dieses innerhalb von drei Monaten ausgegeben werden.

Ihr müsst innerhalb der Projektlaufzeit alle Fördermittel abrufen. Bewilligte Fördermittel können nicht nachträglich (z.B. über den Prüfbescheid) abgerufen werden.

Projekte, die über die Berliner Jugendjury gefördert werden, rufen bitte zu Beginn des Projektzeitraums alle bewilligten Fördermittel auf einmal ab.

Inhaltliche Anpassungen und leichte Veränderungen im Finanzplan sind normal und kommen in der Projektarbeit häufig vor. Wenn ihr inhaltliche Schwerpunkte oder einzelne Kostenpositionen signifikant verändern wollt, benötigt ihr vorab die Zustimmung des Projektbüros.

Berliner Jugendbudget und Träger der Bezirklichen Aktionsfonds stellen einen Umwidmungsantrag, wenn …

• … sich die inhaltlichen und methodischen Schwerpunkte in eurem Projekt signifikant verändern.
• … sich der Stellenplan (die konkrete Beschäftigung von Personal) mit den einzelnen Stellen verändert.
• … sich Kostenpositionen in eurem Finanzplan mehr als 30% verschieben.
• … ein neuer Kostenpunkt hinzukommt.
• … sich der Projektzeitraum verändert.

Sofern sich Ausgaben zwischen den Kostenpositionen unter 30% verschieben, benötigt ihr unsere Zustimmung nicht und müsst entsprechend auch keinen Umwidmungsantrag stellen.

Projekte, die über die Berliner Jugendjury gefördert werden bitten formlos per Mail um Zustimmung, wenn …

• … sich ihr Projekt inhaltlich stark verändert, z.B. neue Ziele, neue Methoden, etc.
• … ein neuer Kostenpunkt hinzugefügt wird.

Unsere Zustimmung ist nicht notwendig, wenn ihr Geld innerhalb eurer geplanten Kostenpunkt umverteilt oder ein Kostenpunkt komplett wegfällt, sofern das Geld für einen anderen, bereits geplanten Kostenpunkt genutzt wird.